Berbagai fase hubungan antara bagian TI,pembelian dan persediaan mempersembahkan kesempatan yang menarik dan menantang.
“ Apapun kebijakan yang khusus pimpinan pembelian danpersediaan memerankan peranan dalam TI, satu nilai telah jelas: dua departemen dan banyak segi segi dari hubungan mereka dapat berguna bagi yang lain untuk mengerti kebijakan, tantangan mereka, dan nilai apa yang mereka tawarkan.”
Jelas bahwa ada hubungan dua sisi antara fungsi pembelian, persediaan dan fungsi TI. Di satu sisi, usaha untuk mendapatkan bahan TI dan kelompok – kelompok pelayananan kemahiran pengetahuan dari pimpinan bagian pembelian dan persediaan dengan pengetahuan teknik dari sistem informasi. Di sisi lain, dari hari ke hari fungsi memerlukan bagian pembelian dan pimpinan bagian persediaan menggunakan teknologi informasi, dan staf yang membantu, untuk menyelesaikan pekerjaan dan efektifitas, untuk melaksanakan pekerjaan – pekerjaan. Spesifikasi kumpulan kemampuan, kebudayaan, dan taktik di dalam diperlukan untuk harapan kedua aspek dalam hubungan pekerjaan.
Pusat untuk Studi Kemajuan Bagian Pembelian (CAPS), bekerja sama dengan NAPM dan Universitas Arizona, bertujuan usaha teknologi, dan bagian pembelian dan keterlibatan persediaan dalam teknologi informasi di dalam studi letak untuk bermacam – macam industri (Untuk informasi lebih lanjut dalam studi ini, lihat sesi “siapa yang bertanggung jawab?” dalam artikel ini). Keputusan beragam, tetapi perkembangan untuk para pengguna, walaupun penyedia mengenali dampak bahwa pembelian dapat membawa ke teknologi informasi, menurut Scott Nelson, direktur peneliti dari Gartner Group, Inc. Sebuah organisasi teknologi, penjualan untuk sisi bisnis dari organisasi yang meningkat akhir – akhir ini.
Apapun spesifikasi peraturan bagian pembelian dan pimpinan bagian persediaan memainkan peran – peran teknologi informasi, satu nilai dua bagian dan banyak segi di hubungan mereka dapat berguna di tiap pemahaman peraturan mereka, tantangan – tantangan mereka dan nilai yang mereka tawarkan.
Teknologi Informasi adalah Tantangan.
Para profesional bagian pembelian dan bagian persediaan memusatkan lagi dan lagi pada penambahan nilai bagian pembelian dan tempat teknologi informasi yang seharusnya tak terbatas. Sumber daya, negoisasi , hubungan strategi – strategi pembelian lainnya di aplikasikan ke bahan mentah, biaya operasional ( MRO ) persediaan; atau modal perlatan dapat dikontribusikan ke strategi pembelian perangkat keras, perangkat lunak, peralatan telekomunikasi dan multi media. Jika usaha teknologi informasi dibuat oleh bagian Teknologi Informasi atau para pengguna, pimpinan bagian pembelian dan bagian persediaan tidak akan mempunyai kesempatan untuk meminjamkan kemahiran dan kontribusi organisasi dari bawah. Akankah mungkin sumber daya diperhitungkan? Apakah harga telah baik dinegoisasikan? Akankah persediaan akan di lihat?
“ Hubungan persediaan adalah unik ketika pembelian bahan teknologi informasi, karena anda membeli lingkaran hidup yang lengkap,” kata Dixie Ragsdale, pimpinan bagian pembelian, teknologi informasi perusahaan Nalco Chemical, bertempat di Naperville, Illinois. Beliau menilai bahwa dari berbagai periode, selama hidup komputer , dan akhirnya, dengan meningkatkan atau membuang, para penyedia terlibat. Oleh karena itu, sumber untuk penyedia berputar dari tahun – tahun yang kritis.
Tempat lain dimana usaha dapat menambah nilai dari teknologi informasi pembelian selama membutuhkan semua. Dengan berubahnya teknologi, para professional teknologi informasi membuat keputusan usaha dapat mempunyai kecenderungan untuk memilih merek perangkat keras atau peralatan. Dalam beberapa kasus, ini dapat dibenarkan, tetapi di kasus lainnya, merek yang tidak dikenal dapat sesuai dengan tagihan, pada kasus yang lebih mudah bagian pembelian dan pimpinan bagian persediaan dapat membawa obyektifitas ke atas meja.
“ Jika usaha keputusan dibuat langsung oleh personel TI atau penggunanya, pimpinan bagian pembelian dan persediaan tidak akan mempunyai kesempatan untuk memberi kemahiran mereka dan kontribusi kepada organisasi dari bawah.”
Bagaimanapun juga, bagian Teknologi Informasi mempunyai pemikiran yang tepat ketika harus memenuhi standar. Jika Teknologi Informasi diharapkan untuk menyediakan kebutuhan kepada pengguna untuk teknologi yang digunakan, anda harus mempunyai masukan apa informasi yang datang. “ semua dapat menjadi sulit jika pengguna pembelian beberapa perangkat lunak, mempunyai masalah dengan itu, dan kemudian bagian Teknologi Informasi diharapkan untuk menyelesaikan masalah itu,” kata Ragsdale. Menciptakan persembahan standar ini adalah sebuah kesempatan untuk bagian pembelian dan bagian Teknologi Informasi bekerjasama menyediakan pelayanan terbaik untuk pelanggan di dalam. Para bagian pembelian mengetahui apa yang ingin ditanyakan pelanggan dan kebutuhan di dalam perangkat lunak atau perangkat keras yang baru, sementara bagian Teknologi Informasi menyediakan kemahiran dalam system dapat lebih mudah dipasang, dibantu atau ditingkatkan.
Para professional TI dapat membawa kemahiran tehnik mereka ke meja usaha. Misalnya, di bagian dunia yang lain, sebuah komputer membutuhkan tambahan berbagai macam bagian, berdasarkan perbedaan pemasangan alat listrik di negara – negara asing. Barang telah disiapkan, para pembeli, yang tidak berhati – hati, dapat memilih pembelian komputer di dalam negeri dan mengirim untuk kebutuhan luar negri, tetapi jika penempatan ulang tidak dapat membuat bagian yang khusus, perangkat keras jadi tidak berguna.
Secara tidak langsung, bagian pembelian dapat mendukung Teknologi Informasi. Ini kasus dari Merill Lynch, beliau berkata Teknologi Informasi telah ada di dalam implementasi strategi global untuk finansial dan dibutuhkan untuk memilih perangkat lunak untuk yang non-finansial, tetapi berhubungan dengan komponen yang kritis. Salvatore C. Grillo, wakil presiden dan pimpinan program pengembangan dan pendukung untuk divisi pembelian Merrill Lynch menjelaskan hal itu, karena implikasi untuk pembelian dan komponen perangkat lunak financial, Teknologi Informasi ada untuk mendukung rasionalisasi dalam pengembangan pilihan penyedia dari perangkat lunak untuk upaya sistem finansial global lebih baik dari sebuah pihak ketiga kumpulan penyedia.
Teknologi Informasi adalah Sebuah Aset
Anda telah menemukan, bernegoisasi, dan menyewa bahan Teknologi Informasi yang terbaik dan pelayanan untuk organisasi anda. Sekarang waktunya untuk menggunakannya. Dan siapakah yang akan membantu anda sepanjang jalan, tetapi bagian Teknologi Informasi. Para teknisi Teknologi Informasi menyediakan untuk bagian pembelian dan para profesional persediaan seperti sisi koin yang mempunyai hubungan. Dengan implementasi dari sistem rencana perusahaan, komersial elektronik, intranet, transfer dana secara elektronik, dan kemudahan teknologi tinggi lainnya, saat ini bagian pembelian dan para professional persediaaan memerlukan bantuan dari bagian Teknologi Informasi saat ini atau nanti, terlebih saat ini.
Siapakah yang Bertanggung Jawab ?
Pusat untuk Studi Bagian Pembelian ( CAPS ), sebuah program yang bekerja sama yang didukung oleh Universitas Arizona dan NAPM, tingkat untuk menandakan beragam industri, dalam peristilahan pembelian dan fungsi persediaan mereka. Di beberapa instansi, partisipasi bagian – bagian ditanyakan apakah system ini telah berjalan dimana bagian pembelian bertanggung jawab atau tidak atau mendapatkan pada bagian tersebut. Sejak studi tingkat untuk menandakan diketahui, melewati perbandingan adalah tidak mungkin, tetapi dengan mengikuti pokok – pokoknya.
Bagian Pembelian Negara dan Kabupaten : 7 persen menangani sistem informasi, 62 persen usaha untuk system informasi, dan 60 persen untuk telekomunikasi.
Bagian Pembelian Industri Perminyakan : 38 persen bertanggung jawab untuk sistem manajemen pendukung ( MIS ) .
Bagiang Pembelian Industri Kertas : 77 persen bertanggung jawab untuk membeli perangkat lunak komputer.
Bagian Pembelian Industri Makanan : 23 persen fungsi sebagai izin teknologi.
Bagian Pembelian Pihak Angakatan Udara / Pertahanan : 21 persen dari MIS termasuk dalam fungsi pembelian.
Bagian Pembelian Industri Kimia : 32 persen memperlihatkan MIS pendukung termasuk dalam kegiatan pembelian.
“ Salah satu jalan untuk mempererat hubungan ini melalui komunikasi yang baik dan pendidikan.”
Salah satu jalan untuk mempererat hubungan ini melalui komunikasi yang baik dan pendidikan. Grillo telah menerapkan sebuah program pada Merrill Lynch dimana para professional Teknologi Informasi mendaftar untuk sistem pendukung pembelian seminggu satu hari di lokasi tempat kerja bagian pembelian. Pengalaman ini membuat para profesional TI untuk berinteraksi langsung dengan pembeli dan team bagian pembelian. Interaksi tetutup ini memberikan mereka pengertian yang lebih baik dari fungsi pembelian. “ Mereka melihat apa yang kami kerjakan, mereka mendengar istilahnya, mereka melihat keadaan yang mendesak; akan sangat mungkin tidak meresap beberapa dari itu,” kata Grillo. Pendapatan datang ketika bagian pembelian dan profesional persediaan memerlukan bantuan. Bagian TI terbiasa dengan fungsi mereka dapat membantu mereka lebih cepat, karena mereka terbiasa dengan obyektifitas pembelian dan fungsi bisnis. Walaupun sesuatu semudah seperti pemberitahuan berapa waktu bagian pembelian dan profesional persediaan dihabiskan pada komputer dan telepon dapat menyediakan wawasan yang akan tertinggal jika para profesional TI tidak siap mental. Sebagai tambahan keuntungan, bagian pembelian melihat sebuah pemandangan tantangan sehari – hari para TI profesional.
Keuntungan lain mempunyai TI yang mengerti bagian pembelian dan fungsi persediaan datang ketika laporan perlu ditingkatkan. Dengan meningkatnya kebutuhan pengetahuan bagian pembelian, TI dapat lebih baik menyesuaikan laporan – laporan untuk menemui syarat – syarat ini dan mengantisipasi masalah yang potensial atau modifikasi.
Rangsdale datang pada posisinya ini di bagian pembelian melalui departemen Teknologi Informasi dan mempunyai pandangan yang unik di dalam mengerjakan kedua fungsi profesional. Tahun lalu, Bagian pembelian Nalco menangani semua transaksi htmlects dari usaha TI dan departemen TI bekerja dengan para penyedia dalam biaya dan berita hasil. Akhirnya, Rangsdale, siapa yang siap menunjukan beberapa fungsi pembelian, dipindahkan kepada bagian pembelian. Situasinya menggambarkan pengetahuan yang penting untuk bagian pembelian dan personel TI serupa.
Sementara bekerja untuk TI, Rangsdale membangun pengetahuan bagian pembelian karena akan menjadi nyata jalan yang terbaik untuk menghasilkan pekerjaan TI dan pelayanan melalui fungsi strategi. Dan ketik beliau memindahkan kepada departemen pembelian, pengetahuannya memberikan dia pemahaman yang lebih baik pada produk – produk yang dibeli dan tantangan yang lebih spesifik yang merubah tampilan teknologi. Sekarang dia bisa menggabungkan kemahiran tekniknya di sumbernya, negoisasi, dan prosedur standar, semua memperlihatkan sisi strategi dari pembelian. Kedua – duanya dari fungsi bisnis, pembelian dan TI, mempunyai pengetahuan yang dapat membantu menfasilitasi fungsi yang lain.
Apa yang Perlu Diketahui Oleh Bagian Pembelian
Langkah yang paling penting bagi bagian pembelian dan para profesional persediaan dapat mengambil untuk menawan hubungan mereka dengan TI adalah untuk menjadi terdidik dengan Teknologi Informasi. Ini tidak mengharuskan mereka untuk menjadi ahli, tetapi setidaknya mereka mampu untuk membawa mereka perbincangan yang cerdas, menurut Ragsdale.
Grillo menyetujui : “ Setidaknya mengerti dasar hubungan antara komponen sistem.” Dia juga menambahkan bahwa mengambil sebuah pengetahuan dan pandangan yang lebih simpatik tentang fungsi TI akan sangat membantu. Industri TI secara terus menerus berubah, dimana berdampak pada pekerjaan para profesional TI. Jika mereka menangani perangkat lunak yang baru, mereka dapat mencoba untuk memecahkan masalah kita yang ada di permukaan untuk pertama kalinya. Menyelesaikan sistem masalah kadang – kadang membutuhkan waktu. Pimpinan pembelian dan persediaan harus dapat menawarkan pengertian yang lebih baik yang menekan staf TI dibawahnya, kata Grillo.
Sifat dasar dari industri jauh lebih sulit dari pengetahuan pembeli. “ Hanya menyimpan dengan teknologi adalah kerja penuh bagi TI; seorang pembeli sering tidak punya waktu untuk menyediakan.” kata Ragsdale. Dengan berbagi pengetahuan bersama tim pembelian, keuntungan bagi keduanya.
Tahun lalu, eksekutif di Merrill Lynch terbukti bahwa membutuhkan kepandaian yang spesifik di dalam memfasilitasi perjanjian untuk kedua bahan dan pelayanan. Mereka sekarang mempunyai para profesional yang khusus di bidangnya. “ Mereka adalah ahli dalam memahami implikasi yang unik untuk kedua perjanjian komputer dan telekomunikasi,” kata Grillo.
Apa yang Dapat Diajarkan oleh Bagian Pembelian
“Membawa pembelian lebih awal dalam proses memungkinkan mereka mempunyai waktu untuk sumber yang lebih efektif.”
Apakah kontribusi terbesar dari bagian pembelian dan persediaan kepada proses usaha TI ?” Seringnya, itu termasuk sumbernya, negoisasi, dan daftar perjanjian, tetapi lebih dari itu. Dibawa dalam bagian pembelian sebelumnya dalam proses yang memperbolehkan mereka waktu ke sumber yang lebih efektif.” kata Grillo. Pimpinan bagian persediaan juga mengetahui hal dan kondisi yang dapat diterima oleh standar organisasi, dan harga dari hal tersebut terbayar. Membayar tambahan untuk garansi, misalnya, tidak boleh mendekati biaya yang efektif untuk para profesional yang bukan di bagian pembelian, tetapi dapat dilakukan, kenyataannya, smua biaya lebih sedikit. Fungsi pembelian dan persediaan dapat menyediakan jaring yang aman, dalam hal kemampuan dan mengetahui kapan yang waktu yang baik untuk membawa wakil yang sah kedalam hubungan bagian persediaan. Htmlects ini menggambarkan nilai sebuah bagian pembelian dan para profesional persediaan menambah kedalam proses usaha TI.
Kebudayaan Adalah Segalanya
Banyak para profesional bagian pembelian dan persediaan mengambil kebanggaan didalam hubungan yang mereka punya dengan departemen TI mereka. Yang lainnya mempunyai ruang keterlibatan yang lebih luas. Apa yang akan menentukan masukan untuk keterangan organisasi? Faktor yang terbesar mungkin apa yang datang dari atas ke bawah.
“ Anggota senior dari organisasi diperlukan untuk mengatur sifat tentang bidang yang akan dibantu oleh bagian pembelian,” kata Grillo. Dalam organisai manufaktur, peraturan pembelian dapat lebih dijelaskan, sejak produk yang mereka beli sebenarnya adalah bagian dari akhir produksi. Ini kritis bagi pengambil keputusan untuk melihat hubungan antara teknologi dan akhir produksi. Di dalam organisasi yang tidak bergerak di bidang manufaktur, ini mungkin ada benarnya. Sebuah pabrik mobil bisa menggunakan peralatan yang otomatis, dalam skenario yang lebih buruk, tetap akan mengajukan mobil secara langsung bersama. Untuk industri yang menyambungkan pada data dan informasi, tidak ada jalan, tanpa teknologi, algoritma yang tetap dari sebuah produk finansial, angka – angka, dan pernyataan dapat di kalkulasikan bukan oleh tangan. “ Teknologi adalah bahan mentah bagi industri kami,” kata Grillo.
Jadi, teknologi yang berubah menjadi inti dari kemampuan. Yang lebih mungkin bahwa teknologi adalah pembelian, lebih baik. dan siapa yang lebih baik membeli daripada para profesional bagian pembelian?
Juallah Diri Anda kepada TI
Dengan mengikuti panduan dapat membantu para profesional bagian pembelian dan persediaan “ menjual” diri mereka sendiri kepada departemen TI, atau jika dibutuhkan, pimpinan yang lebih tinggi, lebih aktif lagi dalam usaha TI dan menambah nilai disaat dibutuhkan.
Kerjakan pekerjaan rumah anda. Cobalah untuk mendidik diri anda sendiri dengan berita – berita teknologi, kedua – duanya dalam organisasi dan di dalam komunitas teknologi yang umum.
Sadari TI bukan misteri yang besar. Untuk para profesional ada intimidasi dari tehnik htmlects, mengingat bahwa setiap pekerjaan mempunyai yang baru, terminologi yang unik akan sering terdengar. Jangan khawatir apabila anda tidak mengerti setiap detilnya; pembelian “RFQs,’ ‘EDI,” dan MRP II” mungkin terdengar asing bagi para profesional TI.
Ajukan kasus anda. Tunjukan pada pimpinan yang lebih tinggi atau personel TI nilai yang bisa anda tambahkan kepada bagian pembelian organisasi lain dan bagaimana, gunakan contoh yang khusus, anda dapat memanfaatkan TI.
Menjadi terdidik tentang persediaan perangkat keras dan lunak. Menyelidiki potensi persediaan akan membantu mendidik anda tentang industri teknologi informasi. Anda siap mempunyai sumber kepandaian; terapkan pada bagian pembelian TI.
Mengambil inisiatif. Jika anda meningkatkan hubungan dengan TI akan berguna bagi seluruh organisasi, kemungkinan lain yang akan membantu anda. Tetapi memerlukan langkah pertama, mungkin dimana semudah memasang keterangan pertemuan, untuk mendapatkan menggelindingkan bola.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar